Подготовка заявки на тендер

Вроде бы подготовка заявки на стандартный электронный аукцион без технической части не является чем-то архисложным. Однако на практике выходит по другому..

Участники не имеющие необходимого опыта, внимательности и возможности независимой проверки документов, допускают простые ошибки, что оборачивается убытками для компаний.

Единого правила, как выбрать конкурс или аукцион, не существует, поскольку закон не запрещает участвовать в закупках любым юридическим лицам. Однако компании должны четко рассчитывать свои финансовые и трудовые возможности.

Для начала нужно провести анализ заказчика. Для этого необходимо собрать о нем как можно больше информации: какие конкурсы уже проводил, кто становился победителем и сколько раз, как заказчик выполнял свои обязательства перед добросовестным исполнителем.

При выборе тендера не стоит руководствоваться только «величиной» контракта. Крупная сделка всегда привлекательна, но может получиться так, что вы попросту переоцените свои силы и из-за нехватки ресурсов не сможете уложиться в собственную смету. Последствия такого контракта могут быть печальны, вплоть до банкротства компании.

Изучение конкурсной документации

Для грамотного оформления заявки на участие в тендере необходимо сначала внимательно изучить конкурсную документацию.

Содержание документации напрямую зависит от предмета торгов и составляется либо самим организатором, либо тендерным комитетом. Обычно тендерная документация содержит следующие сведения: требования к объекту закупки; требования к конкурсантам; требования к заявкам и их обеспечению; критерии оценки заявок; сроки и порядок проведения тендера; проект контракта.

Особое внимание необходимо уделить требованиям к созданию и описанию предложений заказчика. Если организатор тендера четко представляет, какие товары или услуги ему необходимо получить в конкретные сроки, то участнику нужно сделать наиболее интересное и выгодное предложение. Но часто заказчик не всегда точно знает, что ему необходимо для достижения результата, а лишь приблизительно представляет, какие виды товаров или услуг ему потребуются. В этом случае участники, исходя из условий задачи, которую необходимо выполнить, предлагают свои методы решения.

Поданные заявки оцениваются по балльной системе. Изучение критериев оценки поможет избежать ошибок при составлении и подаче конкурсантом документов для участия в тендере, не упустить важные моменты, на которых заказчик акцентирует внимание, и повысить шансы на победу. Проработки требует проект контракта. Потенциальный участник должен понимать, что именно будет подписывать в случае победы, а также ознакомиться и быть согласным с условиями и дополнительными сведениями в документе. Условия контракта изменить невозможно.

Обсуждение деталей с заказчиком

В случае возникновения каких-либо вопросов потенциальный участник тендера может обратиться за разъяснениями. Свои вопросы к заказчику необходимо изложить и прислать в письменной форме не позднее чем за пять дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в тендере.

В течение двух дней заказчик обязан направить конкурсанту свои ответы и разъяснения в письменной форме или в форме электронного документа.

Сбор документов для подачи тендерной заявки

Перед подачей заявки на участие в тендере участник по законодательству должен подготовить:

  • документы о компании (название, адрес, УНП);
  • свидетельство о регистрации, выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (или их нотариальные копии);
  • документ, подтверждающий полномочия лица, действующего от имени участника конкурса (копия решения о назначении на должность руководителя или доверенность);
  • документы, подтверждающие право на преимущество, например, сертификат собственного производства, декларация о принадлежности к субъектам малого предпринимательства (для Российской Федерации);
  • документы, подтверждающие соответствие конкурсанта требованиям, предъявляемым к участникам государственных закупок;
  • заявление (справка) об отсутствии задолженности по налогам и сборам, документы, подтверждающие финансовое положение участника;
  • другие документы, которые устанавливает сам заказчик в зависимости от специфики своей деятельности. Это может быть, например, справка об опыте работы, отзывы покупетелей аналогичной продукции (услуги) с которыми уже сотрудничал участник, и другие документы.

Оформление тендерной заявки

К оформлению тендерной заявки нужно подойти ответственно, поскольку это тот самый документ, на основании которого заказчик делает выбор в пользу той или иной компании.

Участники открытого конкурса составляют заявку по образцу, который приведен в конкурсной документации. К ней прикладывается заранее подготовленный список документов, о котором речь шла выше. Также можно приложить эскиз, рисунок, чертеж, фотографию или любое другое изображение, образец или пробу товара, закупка которого осуществляется. Все листы тендерной заявки прошиваются и пронумеровываются, однако несоблюдение этого требования не является основанием для отказа. Заявка на участие должна быть скреплена печатью и подписью участника или уполномоченного им лица, а также содержать опись всех входящих в ее состав документов.

Заявка на участие в электронном аукционе состоит из двух частей. Первая часть содержит согласие участника на поставку товара, выполнение работы или оказание услуги на условиях, которые предусмотрены в конкурсной документации. Во вторую часть входит перечень документов.

Требования к оформлению заявки на участие в тендере составляются лично заказчиком и прописываются в тендерной документации. Ее изучение поможет избежать ошибок. Важно уделить внимание презентации, указать в ней достоинства компании и ее преимущества перед конкурентами, а также привести подробное описание способа исполнения контракта.

Мы составили чек-лист для подготовки документов для участия в тендере. Распечатайте его и используйте каждый раз, когда готовите заявку, чтобы ничего не упустить.

Скачать чек-лист

Если заявка оформлена не в соответствии с требованиями, участнику могут отказать в участии в торгах.

Подать тендерную заявку необходимо до окончания срока приема. Точные сроки всегда указываются в конкурсной документации, при их несоблюдении поставщик не допускается к участию в тендере.

Оформление и подача заявок для участия в закупках, пожалуй, самый сложный этап для всех участников конкурсов и аукционов. Каждый тендер индивидуален, в Сети можно найти лишь общие требования к подготовке документов.

Избежать ошибок и в разы увеличить шансы на победу поможет передача работы по подготовке документации специалистам компании «Открытые торги».

Тендерное сопровождение Вашего бизнеса. Надёжно!

Поможем начинающим и опытным поставщикам на любом этапе торгов: от поиска и анализа закупки до участия в тендере и подписания контракта.

Заявка на консультацию

Создание сайта – vk-site.com