Аутсорсинг тендерного отдела

Что входит в услугу и зачем она нужна?

Многие компании отказываются от участия в тендерах из-за сложности правил и большого количества подводных камней. При этом совсем не обязательно заниматься этим самостоятельно — существуют компании, предоставляющие тендерное сопровождение.

Что включает в себя данная услуга и какие особенности следует учесть тем, кто решил ею воспользоваться?

Для многих компаний тендер становится ситуацией из разряда «и хочется и колется». С одной стороны, при победе в тендере компания приобретает не только надежного и, как правило, крупного заказчика, но и определенную репутацию, укрепляя имидж. С другой — правила подготовки документации для тендера настолько сложные и запутанные и меняются так часто, что руководители предпочитают даже не пытаться принимать участие в конкурсе: слишком велик риск потратить время впустую и получить отказ из-за малозначительной ошибки в оформлении документов.

Однако на самом деле это вовсе не повод отказываться от участия в тендере. Тендерное сопровождение — услуга, которая создана как раз для подобных ситуаций. Компании, предоставляющие сопровождение тендеров, помогают быстро и без ошибок пройти этот квест.

Тендерное законодательство в нашей стране находится на стадии формирования. Правила и нормы меняются очень часто и быстро. И это создает массу проблем для предпринимателей. Даже если у вас уже был опыт участия в тендере пару лет назад и вы сделали все так же, как делали в прошлый раз, нет гарантии, что вас допустят к участию в конкурсе — за это время многое могло измениться.

Чтобы держать руку на пульсе, необходимо содержать специалистов по тендерному законодательству, которые будут отслеживать любые изменения и точно знать требуемый порядок действий в случае участия в конкурсе. Крупные компании так и поступают, но что делать относительно небольшим предприятиям, которые не могут выделить ресурсы на содержание тендерного отдела? Все просто — отдать эту работу на аутсорсинг.

Сопровождение тендеров может быть комплексным и локальным. Комплексное — это сопровождение тендеров под ключ, от первого до последнего этапа. Локальное тендерное сопровождение предполагает участие специалистов лишь на каком-то определенном этапе — например, при подготовке пакета документов или сопровождении торгов.

Тендерное сопровождение — услуга крайне востребованная. Прежде всего, в ней нуждаются компании, не имеющие опыта участия в тендерах, организации, в которых просто нет специалистов нужного профиля, и компании, которые уже пытались принять участие в тендере, но из-за допущенных ошибок не добились успеха. В таком случае имеет смысл выбрать вариант под ключ.

Услуги сопровождения тендеров нужны и тем, кто хочет сократить траты на содержание собственных специалистов или сталкивается с затруднениями лишь на каком-то этапе — в этих случаях чаще выбирают локальное тендерное сопровождение. Конечно, существуют руководители, которых опыт ничему не учит. Но большинство бизнесменов, хоть раз пытавшихся поучаствовать в тендере, не опираясь на специалистов, знает, что шансы на успех минимальны. Если вы не хотите терять свое время или не можете отвлечься от дел компании, чтобы углубиться в тендерное законодательство, перепоручите тендерное сопровождение тем, кто хорошо в этом разбирается, выбрав локальный вариант.

Этапы тендерного аутсорсинга: каждому по потребностям

Тендерный аутсорсинг под ключ снимает с компании все заботы, связанные с участием в конкурсе, а локальный — по одному из этапов, но тоже полностью. Как правило, такое обслуживание включает в себя:

• Получение и перевыпуск электронной подписи (подпись выдается на срок до 15 месяцев и требует регулярной замены);
• Аккредитация организации на электронных торговых площадках;
• Мониторинг и выбор тендеров по требованиям, озвученным компанией. Здесь важно не только собирать все подходящие тендеры, но и оценивать условия участия в них, требования к исполнителям и поставщикам, обеспечению заявки и срокам исполнения. Необходимо учитывать и репутацию заказчика. Словом, даже мониторинг тендеров — это уже существенный пласт работы, требующий времени и ресурсов;
• Предоставление тендерного займа, помощь в получении банковской гарантии или кредита для участия в тендере. Получить такой заём и кредит намного проще и быстрее через тендерного брокера;
• Подготовка документации и подача заявки на участие в тендере. Один из самых сложных этапов, поскольку документов потребуется много, у каждого заказчика их список свой, а ведь еще нужно учесть, что даже отсутствие одной единственной справки или печати может свести все усилия на нет и заявка будет отклонена;
• Сопровождение торгов от имени организации. Этот шаг также предполагает презентацию проектов, услуг или товаров, и очень важно, чтобы она была убедительной. Далеко не всякий предприниматель знает, как именно убедить заказчика в качестве своего товара;
• Подписание контрактов с помощью ЭЦП от имени организации;
• В случае неудачи — обжалование результатов;
• Юридическое сопровождение сделок.

При заказе тендерного сопровождения компания может либо полностью передать процесс в руки экспертов, либо отдать на аутсорс один или несколько этапов. Вариант под ключ предполагает оплату сразу за несколько месяцев сопровождения с ограниченным количеством тендеров, а при локальном тендерном сопровождении оплачивается один выбранный этап.

Сильные и слабые стороны услуги тендерного сопровождения

Стоит ли заказывать тендерное сопровождение у сторонней компании или лучше обойтись своими силами? У аутсорсинга есть как преимущества, так и недостатки.

Плюсы:

• Не придется отслеживать все изменения закона и разбираться в тонкостях. Как мы уже говорили, тендерное законодательство меняется очень быстро, поэтому за ним нужно следить;
• Благодаря участию экспертов вы сможете подготовиться к участию в тендере очень быстро, поскольку вся процедура им знакома до мелочей и многократно отработана;
• На любом этапе вам будет предоставлена любая возможная юридическая поддержка и консультации экспертов;
• Вы не упустите выгодный тендер, поскольку сотрудники компании, оказывающие услуги по тендерному сопровождению, будут следить за всеми предложениями и вовремя информировать вас о подходящих конкурсах;
• Обращаясь к специалистам, вы полностью исключаете возможность ошибки в оформлении документов.

Минусы:

• Услуга платная, поэтому придется выделить из бюджета некоторые средства;
• Вам все равно придется уделять внимание процессу — никто, кроме вас, не сможет ознакомиться с техническим заданием и принять окончательное решение. Однако тендерное сопровождение в любом случае сэкономит вам немало времени;
• Это не гарантия победы, хотя очень большой вклад в нее!