Как выиграть тендер
Советы как выиграть тендер касаются госзакупок - аукциона, конкурса, запроса ценовых предложений. Однако, рекомендации справедливы и для коммерческих тендеров. Крупные коммерческие компании заимствуют у государства работающие бизнес - процессы и принципы для организации тендеров и экономии средств.
Чтобы понять как выиграть тендер, поставьте себя на место заказчика
Назначение тендеров — закупка товара, работы или услуги необходимого качества по меньшей цене. При грамотной организации тендерных закупок экономия достигает 20% бюджета. Государство тоже стремится сэкономить средства. И как может делает это.
В сегменте до 1 миллиона рублей это удается сделать. Однако выиграть тендер на десятки и сотни миллионов рублей для участника с улицы маловероятно.
Изучите документацию тендера
Главная составляющая тендера - документация. Это «замок» на двери, куда хотят войти многие, но сможет только тот, кто подберет «ключ».
Главное качество, необходимое, чтобы выиграть тендер — внимательность. Из-за невнимательности, усугубленной недостатком опыта, совершается большинство ошибок, которые приводят к неудачам. Чтобы избежать ошибок — обратитесь к специалистам ООО "Открытые торги".
Это удивительно! Если без спешки просто 2 раза прочитать документацию — открывается целый мир.
Вам придет понимание потянете ли контракт, условия и сроки. Сравните себя и типичного конкурента. Оцените как ваше предложение будет выглядеть на фоне других компаний и насколько привлекательно для заказчика.
Тендер - это не только низкая цена, как в аукционе. В конкурсе, где выбираются услуги или работы - нужно качество.
Что важнее для заказчика видно по критериям оценки заявок? Если на цену заложено не более 40 баллов из 100, то демпинговать не имеет смысла.
Когда почувствуете нужный резонанс внутри и готовность действовать — прокрутите 2-3 возможных сценарий развития событий. Лучше продумать как выиграть тендер заранее. Кому-то «некогда» просчитывать сценарии. Но это эффективнее, чем бросаться на амбразуру и терять часы, дни, а иногда недели. Так поступают излишне амбициозные новички.
«У каждого есть план до первого удара», — Майк Тайсон.
Оценка документации тендера:
- в какой форме проводится тендер;какие требования предъявляют к участникам, наличие лицензий, квалификации, опыта;
- насколько полно и детально составлено техническое задание;
- количество и сложность форм, понятна ли инструкция по заполнению;
- критерии оценки, их количество, формула расчета, адекватность цены конкурса;
- кто заказчик, последние похожие закупки, кто выиграл тендер, по какой цене;
- сроки исполнения контракта, пени, штрафы, условия приемки и оплаты;
- обязан ли заказчик подписать контракт с победителем тендера или нет.
Если вы не понимаете о чем идет речь и ломаете голову как получить тендер - обратитесь в специалистам. Это стоит денег, то незнание может оказаться намного дороже.
Что делать с ошибками заказчика?
Часто заказчик допускает в документации ошибки. Это бывает, если торопятся объявить закупку или у контрактной службы недостаточно опыта.
Представитель заказчика, который закупает весь спектр продукции, хуже знает нюансы конкретного товара, чем поставщик, который специализируется на нем.
Встречаются умышленные попытки ввести в заблуждение, незаконные или «мутные» требования. А свой участник уже знает как выиграть тендер. Пропускаем и двигаемся дальше. Желателен анализ документации специалистом, чтобы понять какие требования заказчика адекватные, а какие избыточные и заградительные.
Если вы обнаружили нарушения, нужно понять это ошибка или умышленное действие. Если это не случайно — не тратьте время.
Если ошибка в документации тендера выглядит случайной — направьте организатору запрос разъяснений. Укажите на неточности, ошибки, потребуйте устранить неопределенности. После устранения нарушений при понятных вам правилах игры имеет смысл подавать заявку. С расчетом не на везение, а на выигрыш тендера.
Итак, вы оценили ситуацию, просчитали маржу и решили подать документы и выиграть этот тендер.
11 советов для подготовки к победному тендеру
Чтобы выиграть тендер, нужно тщательно оформить документы. Неполная или небрежная заявка приведет к отказу еще на стадии допуска.
Не «вешайте» подготовку документов на одного сотрудника-героя. Он может увязнуть в бумагах и сорвать сроки. Отсутствие хотя бы одного обязательного документа перечеркивает все усилия и лишает шансов выиграть тендер.
Чтобы не ночевать в офисе, весь процесс подготовки документов нужно спланировать минимум за неделю.
- выделите опытных сотрудников;
- проведите совещание и решите кто, когда и какие готовит документы;
- составьте чек-листы для проверки ошибок двумя разными сотрудниками;
- мотивируйте исполнителей делать работу качественно на результат (допуск);
- предложение должно удовлетворять всем требованиям конкурсной документации;
- корректно оформите все документы: от описи до конверта или электронных файлов;
- добавьте графической информации: планы, таблицы, графики;
- укажите про опыт аналогичных предмету закупки работ;
- приложите подписанные договоры, акты, отзывы о компании;
- сделайте описание компании структурированным, полным, информативным;
- приложите максимум документов о ваших достоинствах — не жалейте бумаги!
Как выиграть тендер на услуги?
Увеличит шансы информация об опыте компании и квалификации сотрудников. Биографические справки, дипломы, благодарности, грамоты, сертификаты, описание проектов. Отряхните от пыли дипломы об участии в выставках и членстве в отраслевых ассоциациях. Часто заказчик оценивает обеспеченность компании трудовыми, финансовыми ресурсами, оборудованием, чтобы просчитать сможет ли участник «потянуть» конкурс, выдержать качество и сроки.
Опишите методы, стандарты выполнения работ, приложите чертежи, схемы, образцы. Это покажет подготовку и серьезное отношение участника. Желание, не только выиграть тендер, но и выполнить работу.
Только не очень увлекайтесь — лишняя информация может послужить поводом для придирок со стороны заказчика.
Участник приложил в заявку необязательную справку из налоговой. В ней был факт задолженности перед бюджетом, но без приложения с размером суммы (копеечной). Это послужило основанием для отклонения.
Как выиграть тендер на государственных закупках?
При участии в запросе ценовых предложений или открытом конкурсе, лучше подать заявку в последний момент перед вскрытием конвертов. Этот не позволит участнику, состоящему в возможном сговоре с заказчиком перебить ваше предложение. Позаботьтесь, чтобы конверт был зарегистрирован до истечения сроков.
Советуем присутствовать на самой процедуре вскрытия конвертов, где комиссия демонстрирует их целостность, наличие прошивки и печатей.
Комиссия заказчика оглашает ключевые параметры каждого участника:
- наименование организации;
- предложенную цену цифрами и прописью;
- сроки исполнения контракта, гарантии на товары, работы или услуги;
- критерии, влияющие на присвоение баллов участнику (сколько контрактов, специалистов).
Еще до публикации протокола вы сформируете таблицу с параметрами всех участников и посчитаете удалось ли вам выиграть тендер.
Проведите аудио или видеозапись процедуры, что послужит доказательством, окажет психологическое влияние на заказчика и отобьет охоту подтасовывать результаты. Не будьте легкой мишенью для фальсификаций!
Позаботьтесь о заблаговременном заказе пропуска к заказчику, наличии паспорта и действующей доверенности.
Мы поможем выиграть тендер!
Возьмите наши советы на вооружение, будьте внимательны и расчетливы. Тогда вероятность выиграть тендер многократно возрастает. Но одной попытки обычно недостаточно. Нужно постоянная системная работа.
Так что формируйте и оформляйте заявку правильно, не бойтесь подавать запросы разъяснений и указывать на ошибки заказчика, отстаивайте свои права и не опускайте руки — тогда вы поймете, как выиграть тендер и сможете сделать это не один раз!