Если продержаться в торгах больше 2-3 лет, происходят необратимые изменения в "психике".

На определенном этапе участия в закупках поставщики задумываются о создании тендерного отдела. О том, как правильно организовать его работу, какими метриками оценивать сотрудников и как их мотивировать попробуем разобрать в этой статье.

Есть ли смысл вообще создавать тендерный отдел?

Госзакупки — это не история про то, что ты пришел и легкие деньги получил. Может, ниша, в которую вы заходите, вообще «сгоревшая», как ниша по бумаге А4 или по одноразовым салфеткам, бахилам, заправке картриджей и иже с ними.. И почему-то бедолаги-новички в них сразу же и заходят.

И, что совсем не удивительно, разочаровываются в закупках.

А потом рассказывают всём своим знакомым и коллегам, чтобы как-то оправдать свой провал, что в госзакупках «все куплено» и вообще нечего там делать. У новичков должно быть четкое понимание, с каким товаром и как заходить в закупки. А будет успех, тогда можно уже и набирать людей и создавать тендерный отдел.

Но вот ниша выбрана, и вроде что-то получается. Вы начинаете понимать, что рынка вам хватит, чтобы вырасти в два, три, пять раз, и главное, ваших поставщиков хватит на то, чтобы вы выросли, - нанимаете отдельного человека на тендеры.

Зачастую владельцы бизнеса допускают большую ошибку возлагая обязанности по участию в тендерах на специалиста отдела продаж, бухгалтера или даже секретаря. Такой «специалист» в любом случае не сможет качественно выполнить эту работу.
Если у вас подобная ситуация, а что-то подсказывает, что это именно так, - проведите простой анализ: количество поданных заявок на участие, количество отклонённых заявок и количество побед. Скорее всего результат вас разочарует, особенно если сравнивать с количеством выпитого кофе из условно бесплатной корпоративной кофемашины.

Такой сотрудник не сможет конкурировать по своим знаниям, опыту и квалификации со специалистом, «заточенным» под участие в тендерах, который непрерывно совершенствует свои навыки и повышает уровень подготовки.

Можно нанять «крутого» специалиста в штат. Но возникают другие вопросы: заработная плата квалифицированного специалиста по тендерам изначально не может быть низкой, а её нужно выплачивать регулярно, плюс налоговые отчисления и социальный пакет, затраты на организацию и содержание рабочего места, а также человеческий фактор и связанные с ним риски.

Можно лично выбрать кандидатов с большим опытом работы, либо нанять молодого специалиста, потратить деньги на его обучение и повышение квалификации, создать систему премирования, но никто не застрахован от внезапного ухода сотрудника на больничный, в декрет или вообще к конкуренту. Отпуска тоже никто не отменял. Под угрозу срыва попадают текущие и будущие тендеры.

И это ещё не всё. Кроме специалиста по тендерам, в «связке» должна работать команда. Это, как минимум, специалист по закупкам, логист и бухгалтер и т.д.

Роли надо разделять!

Например, у логиста своя история, а у тендерного специалиста своя. Если всю работу «скидывать» на одного человека, то такие высокие требования никто не потянет, а если и будет что-то получаться, то очень «грустно и медленно».

А создавать тендерный отдел нужно! Но не всем! Чтобы это было рентабельно, отдел должен давать определённое количество участий в тендерах и, самое главное, побед. И вы должны понимать: хватит ли вам производственных мощностей под этот объем? А хватит ли вам на всё оборотных средств?

Отдача от тендерного отдела будет лишь в том случае, если ваша компания B2G воспринимает как одно из основных направлений своей деятельности.

Что лучше: свой тендерный отдел или на аутсорсе?

Если вы участвуете в государственных закупках не так часто, то выгоднее тендерный аутсорс. Например, если вы раз в месяц подаёте заявку, зачем вам отдельный человек, не говоря уже по тендерный отдел, для этого? Но, если у вас заявки часто, хотя бы 15-20 в неделю, то, конечно, выгоднее иметь специалиста по тендерам, 30-50 в неделю – можно задумываться о создании целого отдела.

Теперь поговорим о способе оценки тендерных специалистов. Какой самый эффективный?

Многие компании часто хотят снять с себя риски и платят сотрудникам только процент от сделки. По факту это не работает! На такую работу идут только те сотрудники, которым нужно где-то «пересидеть и переждать». Проанализируйте текучку кадров в вашей компании – всё станет понятно. Тот, кто идёт в найм, хочет стабильности - ему нужен хоть какой-то оклад. А хороший тендерный специалист может стоить 3 000 - 5 000 и даже 7 000-10 000 рублей в месяц.

Все зависит от вашей рентабельности. Если вы, благодаря такому специалисту, продаёте на миллионы, то заплатить такому человеку за работу 10 000 рублей не жалко. Оптимальным вариантом будет установить средний оклад и платить процент за выполнение KPI (ключевые показатели эффективности).

А каких KPI?

У тендерного специалиста в KPI может быть процент отклонения заявок или своевременная подача заявки, количество поданных заявок (очень спорный показатель), маржинальность в выигранных тендерах и т.д. У одних моих знакомых есть обязательное действие - написать каждому заказчику письмо: «А давайте увеличим сумму договора на 10%». Соответственно, они отслеживают, написал такое письмо специалист или нет.

KPI - это управленческий инструмент, и они зависят о того, в какую сторону вы развиваете бизнес. Но важно понимать, что нельзя установить 15 показателей - люди перестанут вообще работать, 3 - 5 KPI - это оптимальное решение.

А чтобы сотрудники работали, их необходимо мотивировать, находить людей, которые реально болеют за общее дело.

А как мотивировать сотрудников?

Есть материальная и нематериальная мотивации.

Материальная - это процент от проектов плюс премиальные за сверхрезультаты. В средних и больших коллективах очень хорошо показал себя соревновательный элемент: кто делает больше всех, получает в подарок, например, ноутбук. Сделал оборот в миллион - лети в Турцию.

Нематериальная мотивация может быть, например, такой: мы делаем важное дело для государства. Доставляем товары туда, куда производитель по каким-то причинам не хочет или не может доставлять. Мы те, кто может поставить товары дешевле производителя. Мы помогаем государству сохранить деньги. Это же важная история! Можно придумать много других мотивирующих факторов, тут вашу фантазию никто не ограничивает. И если такие смыслы правильно донести до сотрудников, они понимают, что делают что-то важное, и это мотивирует (но деньги всё равно лучше!).

И в заключение:

У хорошего тендерного специалиста очень сложная работа. Ты либо любишь торги до умопомрачения, либо просто сгораешь и быстро уходишь. Если человек продержался в торгах больше двух – трёх лет, происходят необратимые изменения в психике. Значит, он нашёл, это своё дело! А ни это ли самое главное в трудовой деятельности каждого?

Алексей Пальчевский (Директор ООО "Открытые торги")